Автоматизація закупівель. Чимало рішень, що обрати?

Ваша компанія прийшла до миті, в якій розумієте, що треба автоматизувати процес закупівель/розподілу товару. Якими факторами визначається ця «точка»:

• процес або вже некерований, або може стати таким у найближчій перспективі;
• стаття ФОП відповідного відділу/департаменту досить висока, і, швидше за все, далі зростатиме з урахуванням планів розвитку компанії;
• компанію не задовольняють показники роботи процесу – стандартна ситуація для більшості (потрібний товар не завжди є, зайві гроші «заморожені» в товарі).

Ви виходите на ринок готових продуктів і стикаєтеся з ситуацією, коли кожен розповідає, що він класний і зможе дати потрібний результат.

Тільки є одне «АЛЕ».

Ніхто Вам не пояснить, чим його продукт відрізняється від інших. Не тому, що не знають, а тому, що у кожного є свої плюси та мінуси.

Ми вирішили зробити серію статей, у яких постараємося простими словами розповісти (без вказівки назв продуктів, щоб не було відчуття «реклами»):

• чим відрізняються продукти, з якими ми зіштовхувалися у роботі;
• з нашого досвіду, основні плюси та мінуси кожного з них;
• що краще "купувати" чи "писати самим"?

ВАЖЛИВО: ми поки що не зустрічали жодного методу, який дозволив би повністю уникнути людського фактору. У будь-якому разі Вам знадобиться невелика кількість співробітників або для покриття ситуацій з екстремальними сплесками продажів (ручні дозакупки), або для керування параметрами налаштування системи розрахунку (якщо попит має великі коливання – людина повинна стежити і періодично «підкручувати» налаштування Автозамовлення).

Ми виділяємо 4 основні концепції, на яких базуються рішення щодо автоматизації закупівельної та розподільної логістики:

• Використання методу буферних запасів (вийшла з Теорії обмеження систем Еліяху Гольдрату).
• Метод прогнозування (намагаємося за допомогою аналізу історії вгадати, що буде у майбутньому).
• Метод фінансово-економічної доцільності.
• Метод, що базується на розрахунку ймовірності виникнення попиту.

Суть методу буферних запасів. Ви спочатку встановлюєте максимальний обсяг запасу (буфер) по товару у конкретній точці (склад, магазин тощо., у кожного може бути своє значення). До цього значення система дозамовлятиме товар у момент формування замовлення постачальнику/виробництву. Поділіть значення буфера на 3 частини (зони):

• нижня зона (наприклад, нижня третина) – це зона ризику (червона). Якщо Ваш фактичний залишок на кінець/початок дня за останній період часто опускається в цю зону (цифрове значення «часто» і «за останній період» у різних компаній може бути різним, все залежить від частоти продажів/вибуття товару), то необхідно збільшувати значення максимального обсягу запасу (буферу);
• середня зона (середня третина) – це зона нормального залишку (жовта). Якщо Ваш фактичний залишок постійно за останній період знаходиться в даній зоні - все ок, нічого не робимо із значенням буфера;
• верхня зона (верхня третина) – це зона надлишку (зелена). Залишок часто за останній період на кінець/початок дня знаходиться у цій зоні – значення буфера завищено, необхідно його зменшити;
• якщо відбулася зміна буфера, він не може бути ще раз змінен, доки не відбудеться постачання товару за новим буфером.

У стандартній «інструкції» за цим методом буфер ділять на три рівні частини по 33%, зі збільшенням буфера використовують коефіцієнт 1,33 (збільшення на 33%), при зменшенні – 1,25 (зменшення на 25%). Не завжди ці значення дадуть Вам бажаний результат.

Якщо Ви хочете більше попрацювати з оборотністю, робіть червону зону і зелену зону менші за часткою буфера. Коефіцієнт підвищення буфера повинен бути меншим, ніж коефіцієнт зниження буфера, або відповідати як у попередньому абзаці. Враховуйте, що в такому випадку збільшується ймовірність потрапляння до Out-of-Stock.

Працюючи з Out-of-stock збільшують частку червоної зони, зменшують частку зеленої зони, і коефіцієнт підвищення буфера відповідає чи більше коефіцієнта зниження буфера.

Коли в компанії є поняття «незнижуванного запасу», або «мінімальна представленість на полиці», ці значення «кладуть» під буфер.

Наприклад: мінімальна представленість на полиці = 3 шт, буфер = 12 шт (ділимо на 3 рівні зони). Мінімальна представленність (чорна зона) – від 0 до 3 прим, червона зона буфера – від 3 до 7 прим, жовта зона – від 7 до 11 прим, зелена зона – від 11 до 15 прим.

Основні плюси методу:

• він простий у розумінні роботи;
• його дуже просто самостійно розробити у Вашому програмному продукті;
не вимагає великого масиву даних для розрахунку, відповідно, низьке навантаження на систему, відповідно висока швидкість розрахунку.

Основні мінуси методу:

• довго реагує на суттєве зростання/падіння продажів (можна доповнювати розрахунок різними коефіцієнтами та умовами для покрашення реакції, але тоді по важкості розрахунку він буде наближатись до методів прогнозування попиту);
• не дасть бажаного результату при тривалому плечі поставки (якщо товар приїжджає рідше, ніж 1 раз на тиждень, або від моменту замовлення до моменту поставки більше 1 тижня).

ВИСНОВКИ. Якщо у Вас постачальники (може бути як зовнішній постачальник, так і Ваш склад) приїжджають часто і швидко з моменту отримання Вашого замовлення, або Ви готові переводити їх на такий графік - цей метод можна швидко реалізувати самостійно і отримати хороші результати. Важливо правильно підібрати параметри для розподілу буфера на зони, коефіцієнти підвищення та зниження буфера, і відцифрувати «часто» та «за останній період» для червоної та зеленої зон буфера. Маєте в штаті класного аналітика – Ексель йому на допомогу для побудови моделі та визначення вищевказаних параметрів. Строк розробки та впровадження – 1-2 місяці.

У наступних статтях ми розповімо про другий зі списку - метод прогнозування.